Разобраться с интерфейсом. Что и где находится
На первом этапе разберем основное меню в левом сайдбаре. В этом меню размещены все разделы, которые существуют в системе. Его можно редактировать и оставлять только то, чем вы чаще всего пользуетесь. Подробнее о персональной настройке рабочего пространства можно узнать в бесплатном уроке курса по работе с Битрикс24.
Абсолютно все инструменты и разделы можно посмотреть, нажав на бургер вверху сайдбара около названия вашей компании.
![](https://bizprofi.ru/wp-content/uploads/2019/06/apr1.gif)
Все разделы
Теперь пройдемся по основным пунктам меню. Пока лишь кратко обозначим функционал, подробнее разберем дальше.
Живая лента
Здесь отображаются важные сообщения, обсуждения, опросы и идеи. Любой вид сообщения можно публиковать как для всех сотрудников компании, так и для конкретной группы людей.
![](https://bizprofi.ru/wp-content/uploads/2019/06/ZHivaya-lenta.gif)
Важные сообщения, обсуждения, опросы и идеи
Подробнее о работе с живой лентой смотрите в коротком видеоуроке на нашем YouTube-канале
Задачи и проекты
В этом разделе расположены все задачи, которые выполняете вы, в которых вы наблюдатель или соисполнитель, которые вы поручили кому-то из коллег. Также здесь можно посмотреть все задачи по конкретному проекту.
Чат и звонки
Здесь отображаются чаты групповые и индивидуальные, а также здесь расположена телефония Битрикс для звонков прямо из портала.
Группы
Раздел, в котором хранятся все созданные вами группы и проекты. Этот раздел напрямую связан с Задачами.
Диск
Здесь хранятся все аудио видео и текстовые материалы компании.
Календарь
В календаре удобно планировать события: встречи с клиентами, интервью в Skype, рабочие планерки и т.д.
Почта
В этом разделе вы привязываете почтовый ящик и пользуетесь почтой в режиме одного окна.
CRM
Большой раздел, где собрана и структурирована информация о клиентах, контактах, компаниях, товарах, сделках и делах.
Сайты
Раздел для создания лендингов. В этом разделе собраны шаблоны посадочных страниц, а также встроен конструктор для самостоятельного создания лендинга.
Настроить панель учета рабочего времени и разобраться с отчетами
В панели учета рабочего времени вы начинаете и заканчиваете рабочий день, учитываете перерыв и формируете отчет за день. Никаких сложных настроек у этой панели нет. В начале рабочего дня нажмите на кнопку «Начать рабочий день», а в конце — «Завершить».
Теперь о задачах. Они напрямую связаны с механизмом учета рабочего времени и отчетом. Отчет формируется на основе задач, которые вы выполняли в течение дня. Поэтому, все дела, которыми вы занимаетесь в течение дня нужно фиксировать в разделе «Задачи и проекты».
В противном случае никакого смысла в учете рабочего времени не будет. Система будет отображать только факт 8-часового рабочего дня, а что конкретно вы делали в это время будет неясно. Подробнее о том, как начать рабочий день и отправить ежедневный отчет в видеоуроке на нашем YouTube-канале
Правильно ставить и планировать задачи
Все задачи находятся в разделе «Задачи и проекты». Здесь вы ставите задачи коллегам, коллеги и руководитель ставят задачи вам, а также вы ставите задачи на себя самостоятельно, если требуется.
Возможно три варианта отображения списка задач: Список, Мой план, Гант. Самый удобный на наш взгляд формат — Мой план. Здесь задачи можно распределить по колонкам, обозначающим стадию, в которой находится задача. Например, в БизнесПрофи мы используем колонки: Бэклог, На неделе, Сегодня, На проверку, Завершено на неделе, Завершенные. Таких колонок может быть ровно столько, сколько нужно вам для работы и вы сами задаете их обозначение.
Путем проб и ошибок мы вывели несколько основных правил, которые унифицируют процесс постановки задач, чтобы в компании не было разнобоя.
- Формулировка любой задачи должна начинаться с глагола. Сообщайте исполнителю действие, которое от него требуется уже на этапе названия задачи
- Всегда указывайте крайний срок по задаче. Иначе задачи будут провисать и теряться
- Не пренебрегайте описанием к задаче. Оставляйте здесь все важные подробности и ссылки
- Создавайте проекты и группы, а уже внутри проекта — задачи. Этот шаг систематизирует общую массу задач в компании и поможет быстрее находить нужные
Подробнее о проектах и группах. Чтобы создать проект или группу, перейдите в раздел «Группы» в левом сайдбаре. Нажмите на кнопку «Создать» и выберите то, что вам нужно: группу или проект. Мы рекомендуем создавать группы для рабочих процессов внутри компании, у которых нет четкого крайнего срока. А проекты — для клиентских задач, например, проект «Клиент Х» и внутри все задачи по этому клиенту.
Вести активные коммуникации
Коммуникации — одно из главных преимуществ Битрикс24. Практически все сущности, которые есть в Битрикс24 предполагают возможность получить оперативную обратную связь в том или ином виде. Разберем основные формы коммуникаций на портале.
Чаты и панель уведомлений
Чаты могут быть индивидуальными и групповыми, закрытыми и открытыми. Чаты расположены в правом сайдбаре. Здесь же находится панель уведомлений, в которой отображаются все действия, которые происходят в задачах, CRM и Живой ленте, к которым вы имеете отношение. Подробнее о настройке панели уведомлений в уроке бесплатного курса по работе в Битрикс24.
Живая лента
По принципу работы напоминает ленту в ВК или ФБ. Здесь можно создавать сообщения разного типа и адресовать их как всем сотрудникам, так и определенной группе людей. Каждый сотрудник может устроить обсуждение какого-то вопроса, создать голосовалку, Просто поделиться какой-то полезной статьей или сервисом.
Детальный разбор работы с Живой лентой смотрите в бесплатном уроке курса по работе с Битрикс24
Комментарии к задачам и событиям
У любой задачи можно оставить комментарий и задать все интересующие вопросы вне зависимости в какой роли вы выступаете в задаче. Даже если вы в задаче не участвуете, но вам нужно получить по ней информацию, вы можете написать комментарий и, самое главное, отметить конкретного человека, которому адресован вопрос.
Такой же принцип с событиями, которые планируются в календаре. Любое событие можно открыть, посмотреть подробности в описании и задать вопрос в комментариях одному из участников.
Работать с CRM
Основные сущности CRM — Лид, Сделка, Контакт, Компания и Товары. У каждой сущности есть своя карточка. Карточки всех сущностей имеют одинаковую структуру, но могут содержать разные вкладки и поля.
Работа с потенциальным клиентом начинается с Лида. Лиды приходят в компанию через звонки, открытые линии, почту, переписку в мессенджерах, их можно создавать вручную и импортировать.
В карточке лида содержится информация по конкретному лиду. Чем подробнее заполнены поля в карточке, тем проще лид будет обработать и перевести в следующую стадию. Виды и названия полей — это настраиваемый параметр, в зависимости от задач конкретного бизнеса. В верхней части карточки указана стадия, в которой находится Лид.
Любой лид можно конвертировать в одну из других трех сущностей: Сделка, Контакт, Компания. Карточки Сделки, Контакта и Компании по структуре повторяют карточку Лида, но при этом у каждой сущности есть индивидуальные дополнительные разделы, а также свои стадии.
Раздел «CRM Старт» отображает основные показатели отдела продаж. Можно оценить эффективность каналов коммуникаций с клиентами, увидеть план продаж и понять, кто из менеджеров наиболее продуктивен. Вся информация представлена в виде удобных инфографиков. Также в разделе CRM вы можете формировать собственные отчеты или использовать предустановленные шаблоны.
Подробнее о работе в CRM Битрикс24 смотрите в бесплатном курсе Эффективный сотрудник в Битрикс24.
Работать с экстранетом
Экстранет — пространство, куда можно приглашать внештатных специалистов. Экстранет удобен, когда вы сотрудничаете со специалистом не на постоянной основе и нет смысла регистрировать его на портале как обычного сотрудника. Сотрудник экстранета прикреплен к специальной группе и видит информацию только в рамках этой группы. Все остальные разделы портала недоступны.
Например, вы хотите нанять юриста для разработки формы вашего договора, ставите ему задачу в экстранете и он видит только эту задачу, а вы продолжаете работать на портале, при этом всегда можете посмотреть как продвигается задача.
![](https://bizprofi.ru/wp-content/uploads/2019/06/Ekstranet.gif)
Экстранет
Итак, каркас для работы на портале готов, теперь можно начинать активно тестировать и пользоваться. Если вы решили погрузиться в тему с головой, подписывайтесь на наш YouTube-канал , там у нас выходит большой курс по работе с платформой — «Эффективный сотрудник в Битрикс24».
Создавайте проекты и группы