Договоры в Битрикс24 — пример организации документооборота

Материал подготовлен экспертами БизнесПрофи и впервые опубликован в официальном блоге компании Битрикс24 на Хабре.

Привет! Меня зовут Анна Амирова, я из digital-интегратора БизнесПрофи — мы внедряем Битрикс24 и сопровождаем коробочные версии. Сегодня вместе с Юрием Сандыревым — ведущим специалистом по автоматизации, расскажем пример использования стандартных и расширенных возможностей Битрикс24 для работы компаний с договорами, приложениями и сопутствующими документами.

Частые проблемы при работе с документами в компаниях

• Договоры создаются на стороне 1С и никак не связаны со сделкой и клиентом в Битрикс24.
• Нет централизованного хранилища для документов с фиксацией истории изменений и разграничением доступов.
• У менеджеров нет понимания, есть ли действующий договор с клиентом, если несколько отделов продаж.
• Нет отслеживания сроков действия договора.
• Согласование договора происходит очень долго и вручную.
• Ручное формирование документов без автоматизированного заполнения.

Решения, которые можно настроить в Битрикс24 для структурной работы с договорами

• Последовательное согласование договора и документов к нему.
• Привязка договоров к отделу и/или юридическому лицу.
• Реализация нумератора и префикса отдела в рамках договора.
• Единое хранилище для договоров и документов с разграничением прав доступа.
• Отслеживание и проверка сроков действия договора.
• Фильтр для удобной сортировки договоров и дополнительных соглашений.
• Точечные уведомления участникам процесса, администраторам CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами), как персонально, так и в групповые чаты.
• Автоматизированное формирование договоров с заполнением реквизитов и необходимых условий.

Краткое описание основных смарт-процессов

Структура пространства реализована на смарт-процессах и объединена в одно цифровое рабочее место.

Смарт-процесс “Работа с договорами”

Это основной смарт-процесс (СП) для создания, согласования и отслеживания сроков договоров.

Обеспечивает:

• Создание элемента СП “Работы с договором” происходит из сделки в воронках отделов продаж (в редких случаях вручную).
• При создании определяется:тип договора
• тип направления (юридическое лицо компании для нумератора и префикса при необходимости)
• тип контрагента

Запускаются проверки контрагента на благонадежность (если контрагент новый либо подошел срок проверки по внесенному в систему расписанию).

Происходит присвоение номера договора в зависимости от своего юридического лица компании (может быть несколько, если группа компаний).

Создание элемента СП “Договоры”, загрузка файла договора в хранилище.

Генерация типового шаблона договора в зависимости от юридического лица компании и отдела продаж

Согласование договора с юристом, клиентом и финальное подтверждение с присвоением тега.

Подписание договора через ЭДО (подключается бухгалтер).

Загрузка скана подписанного договора в папку договора.

Определение даты подписания и срока действия договора.

Ежедневное отслеживание сроков действующих договоров.

Элементы СП “Работы с договорами” циклично перемещаются между воронками и стадиями.

• воронка “Создание”
• воронка “Согласование”
• воронка “Отслеживание”

Смарт-процесс «Договоры»

Каждый элемент представляет собой карточку договора, которая хранит в себе все необходимые информационные данные и ссылки на файлы. Связан с уникальной папкой на диске портала.

Из элемента во вкладках можно наблюдать все связанные элементы СП «Документов к договору», «Запросов доступа», «Проверок сроков договора».

Смарт-процесс «Документы к договору»

Каждый элемент представляет собой карточку спецификации или дополнительного соглашения, которая хранит в себе все необходимые информационные данные и ссылки на файлы.

Элемент документа договора непосредственно связан с элементом договора и папкой на диске.
Согласование документа проводится аналогично согласованию договора, только без отслеживания актуальности сроков действия.

Сценарий процесса

Работа с договорами

Работа с договорами разбита на несколько этапов:

1. Создание договора
2. Согласование договора
3. Отслеживание договора

Есть несколько условий для создания договора из сделки:

1. Обязательно должна быть привязана Компания
2. Нет действующего рамочного договора с текущей компанией. Если есть действующий договор, то создавать новый нет необходимости. К нему создаются элементы документа к договору.b. проверка действующего договора, также включает проверку связанного отдела продаж. То есть в рамках одного отдела продаж может быть только один действующий рамочный договор со связанной компанией.

Организация удобного информирования участников процесса

На каждом этапе отправляются персональные уведомления исполнителям заданий от чат-бота «CRM Договоры».

То есть пользователь в отдельном окне видит уведомления по работе с договорами, и они не смешиваются с большой массой остальных уведомлений системы.

Результат внедрения автоматизации работы с договорами в Битрикс24

1. Единое цифровое рабочее пространство для договоров
Все этапы работы с договорами — от создания до отслеживания — теперь сосредоточены в одном месте. Это упрощает доступ к информации, устраняет необходимость переключаться между системами и снижает риск потери данных.

2. Автоматическое создание и привязка договоров к сделкам и клиентам
Договоры создаются из сделок в воронках продаж, автоматически привязываются к компании и отделу. Это исключает дублирование и обеспечивает полноту информации в CRM.

3. Структурированное согласование договоров и документов
Процесс согласования стал последовательным и прозрачным. Участники получают уведомления о своих задачах, а этапы согласования отслеживаются в реальном времени. Это сокращает время на согласование и минимизирует ошибки.

4. Отслеживание сроков действия договоров
Система автоматически проверяет сроки действия договоров и напоминает о предстоящих действиях. Это позволяет избежать просроченных договоров и своевременно продлевать или заключать новые.

5. Единое хранилище с разграничением прав доступа
Все договоры и связанные с ними документы хранятся в централизованном хранилище на диске портала. Доступ к документам настроен индивидуально, что повышает безопасность и упрощает поиск.

6. Генерация типовых шаблонов договоров
Система позволяет автоматически генерировать шаблоны договоров в зависимости от юридического лица и отдела продаж. Это экономит время менеджеров и юристов и снижает риск ошибок при ручном составлении.

7. Персонализированные уведомления от чат‑бота «CRM Договоры»
Уведомления о задачах и действиях по договорам отправляются отдельно от остальных уведомлений, что повышает их видимость и снижает риск пропуска важных этапов.

8. Исключение дублирования договоров
Система проверяет наличие действующих договоров с компанией и не позволяет создавать новые, если они не нужны. Это предотвращает избыточную работу и помогает поддерживать актуальность данных.

9. Упрощение работы в компаниях холдингового типа
Нумерация договоров и префиксы отделов позволяют легко отличать договоры разных юридических лиц и отделов продаж. Это особенно важно для крупных компаний с несколькими юридическими структурами.

10. Снижение нагрузки на юристов и менеджеров
Автоматизация рутинных задач позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных и стратегических действиях. Это повышает удовлетворенность работы и снижает риск человеческих ошибок.

11. Улучшение клиентского опыта
Быстрое согласование, прозрачность сроков и своевременное информирование клиентов о статусе договора повышают доверие и укрепляют деловые отношения.