Меня зовут Анна Амирова, я руководитель направления внедрения Битрикс24. Сегодня вместе с Юрием Сандыревым — ведущим специалистом по автоматизации расскажем пример использования стандартных и расширенных возможностей Битрикс24 для организации автоматизации закупок и снижения затрат в компании.

Частые проблемы при организации закупок в компании

• Заявка на закупку подается в бумажном виде или через электронную таблицу в свободной форме.
• У каждого инициатора своя форма, по которой ему удобно отправлять заявки.
• У участников процесса нет последовательного согласования и понимания, на каком этапе зависла заявка.
• Заявка появляется в системе только в качестве поставленной задачи бухгалтеру или кладовщику.
• Нет понимания о статусах заявки на критически важных этапах:
  • согласование
  • оплата
  • поставка товара/услуги
  • контроль документации (закрывающие документы)

Решения, которые можно настроить в Битрикс24 для работы с заявками на закупку, счетами и поставками

Главная задача реализовать:

• пространство для удобной работы всех участников с элементом заявки на закупку
  • инициатору легко оформить заявку и отправки на согласование, оперативно реагировать на ошибки
  • руководителю согласовать и отслеживать процесс
  • специалистам отдела снабжения контролировать закупку и сроки оплаты счетов
  • специалистам отдела бухгалтерии в нужный день оперативно оплачивать счета и получать закрывающие документы
  • директору отслеживать общую картинку и подтверждать передачу счетов в оплату
• последовательное согласование через задания бизнес-процессов
• возможность создать заявку из сделки или компании
• возможность оперативно заменить участников процесса
• уведомления и напоминания всем участникам процесса от чат-бота
• записи событий в историю заявки
• хранилище для документов связано с компанией

Краткое описание основных смарт-процессов

Структура пространства реализована на смарт-процессах и объединена в одно цифровое рабочее место.

Смарт-процесс “Заявка на закупку”

Головной смарт-процесс для работы с заявкой.

Обеспечивает:

• Создание заявки по форме
• Постановку последовательных заданий бизнес-процессов для согласования
• Создание счетов и контроль оплаты
• Создание поставки оборудования или услуги
• Отправка уведомлений участникам процесса на каждом этапе
• Запись событий в историю

Смарт-процессы “Статья бюджета”

Справочник для аналитики расходов, списаний.

Обеспечивает:

• Группирует отдельные смарт-процессы “Источник финансирования” и “Направление” в единый элемент статьи бюджета
• Поиск и просмотр связанных заявок на закупку со вкладок статьи бюджета

Смарт-процессы “Вид закупки”

Справочник для распределения сценария процесса.

Обеспечивает:

• выбор сценария процесса по виду закупки:
  • товар
  • услуга
  • реестр (опционально)
  • налоги (опционально)
  • коммунальные платежи (опционально)

Смарт-процессы “Участники процесса”

Справочник ролей.

Обеспечивает:

• выбор согласующих
• выбор исполнителей
• быструю замену в случае отпуска или отсутствия

Сценарий процесса

Полный цикл заявки выглядит так:

1. Последовательное согласование заявки с возможностью отправить на доработку
   • происходит согласование, выставление счетов и проверка бюджета
2. Оплата и поставка может идти параллельно
   • счета могут быть оплачены частично
   • поставок может быть несколько

Рабочий процесс заявки.
Стадии заявки на закупку:

• Создание
• На доработку
• Подтвердить руководителем
• Назначить специалиста
• Запросить счета
• Проверить бюджет
• В процессе оплаты
  • ожидает оплаты всех связанных счетов
• В процессе доставки
  • ожидает завершения всех связанных поставок

1. “Создание”.
    Инициатор создает заявку на закупку из:
   • компании со вкладки
   • сделки со вкладки
   • напрямую в смарт-процессе

Заполняет обязательные поля:

• Вид закупки
• Источник финансирования
• Направление
• Статья бюджета
• Склад
• Что нужно купить?
• К какому сроку необходим заказ?
• Срочность закупки
  • стандартный процесс
  • срочно (оплатить сегодня)
• Файлы

Далее стадия переходит к подтверждению заявки руководителем.

2. “Подтвердить руководителем”.
Задание назначается на руководителя инициатора о необходимости

• руководитель может согласовать заявку и после выставления счетов дополнительно подтвердить стоимость, отправить на доработку или отклонить
• если руководитель подтверждает, то далее заявка переходит к назначению специалиста отдела снабжения
• если руководитель отклоняет, то уведомление приходит инициатору с  комментарием причины отклонения, можно доработать заявку или полностью отменить

3. “Назначить специалиста”.
Назначается задание на руководителя отдела снабжения для выбора специалиста, который будет запрашивать счета и контролировать закупку.
После выбора сотрудника стадия меняется на “Запросить счета”.

4. “Запросить счета”.
 Назначается задание на сотрудника отдела снабжения для оформления счетов и поставки.
 Создает счета через задание бизнес-процесса с возможностью создать вручную дополнительные счета со вкладки в заявке.

• происходит проверка общей суммы заявки и общей суммы выставленных счетов, если не равны, то задание вернется исполнителю для доработки

• создаются счета
• создается элемент смарт-процесса поставки

Счета и поставки будут ожидать подтверждения бюджета.
Стадия переход к “Проверка бюджета”.

5. “Проверить бюджет”.
 Назначается задание на экономиста для контроля и проверки бюджета.

• если не подтверждено, то
  • счета будут отменены, как и поставки
  • заявка закроется с указанием причины отклонения
  • будет направлено уведомление всем участникам процесса через чат-бота

• если подтверждено, то
  • все счета изменят стадию на “Переданы в оплату” и будут ожидать до указанной даты в поле “Срок оплаты”. В день оплаты перейдут на стадию “Готовы к оплате сегодня” и будет назначено задание для подтверждения счета на руководителя отдела снабжения.
  • все элементы поставок изменят стадию на “Ожидание поставки” и будут ожидать до указанной даты в поле “Ожидаемая дата поставки”. В день поставки, изменит стадию на “Принять поставку” и будет назначено задание на кладовщика.
  • заявка перейдет в воронку “Оплата и поставка” и будет ожидать завершения процессов оплаты счетов и поставок.

Рабочий процесс оплаты.
Стадии счета:

• Новый
• Передан в оплату
• Готов к оплате сегодня
• Согласовать счёт
• Оплатить счёт

1. “Новый”
    На этой стадии создаются счета из заявки. После проверки бюджета счета переходят на стадию “Передан в оплату”.
    
2. “Передан в оплату”
    На этой стадии счёт будет ожидать даты платежа.

• в указанную дату бизнес-процесс меняет стадию на “Готов к оплате сегодня” и назначает задание для подтверждения передачи счета в оплату специалистом отдела снабжения.
• срочные счета после проверки бюджета будут сразу переведены на  “Готов к оплате сегодня”, а в название добавлен эмоджи
• у специалиста есть возможность изменить планируемую дату платежа, таким образом отложить задание с подтверждение или установить текущую дату, чтобы назначить сразу
  • в этом случае будет отправлено уведомление всем участникам процесса об обновлении даты платежа от чат-бота “CRM Закупки”

3. “Готов к оплате сегодня”
На этой стадии назначается задание на руководителя отдела снабжения для подтверждения отправки счета на оплату сегодня.

• у руководителя есть возможность вернуть счёт в ожидание
• если руководитель подтвердил счёт, то стадия изменится на “Согласовать счёт” для финального подтверждения директором

4. “Согласовать счёт”
 Директору приходит уведомление от чат-бота для согласования счетов.
 Достаточно просто зайти в раздел счетов, выбрать подготовленный фильтр и перевести прямо из списка на следующую стадию “Оплатить счёт”, где будет назначено задание для бухгалтера для оплаты счета.

5. “Оплатить счёт”
 На этой стадии будет назначено задание на бухгалтерию.

• необходимо приложить платежное поручение к заданию бизнес-процесса, которое будет загружено в папку на диск после выполнения.
• информация об оплате будет передана в заявку и инициатору

Как только все счета будут оплачены, будет добавлен комментарий и отправлено уведомление инициатору.

Рабочий процесс поставки.
Стадии процесса:

• Новая
• В ожидании поставки
• Принять поставки
• Проблемы с документами
• Рекламация
• Контроль первичной документации

1. “Новая”
 На этой стадии определяется, кто будет принимать поставку в зависимости от склада и вида закупки.

2. “В ожидании поставки”
 На этой стадии элемент поставки будет находится до ожидаемой даты поставки.

• есть возможность изменить планируемую дату доставки, после обновления даты будет направлено уведомление от чат-бота всем участникам процесса. Таким образом можно отложить поставку и напоминание или принять сегодня
• в указанный день элемент изменит стадию на “Принять поставку”.

3. “Принять поставки”
 На этой стадии будет назначено задание на кладовщика принять поставку и прикрепить полученные документы.
 
 Необходимо выбрать результат:

• “Документы получены”
  • в этом случае закрепленные файлы будут загружены в папку на диск связанной заявки, и стадия изменится на “Контроль первичной документации”
• “Документов нет” или “Ошибки в документах”
  • в этом случае стадия изменится на “Проблемы с документами”, где будет назначено задание на специалиста отдела снабжения для устранения причин
• “Рекламация”
  • в этом случае стадия изменится на “Рекламация”, где будет создан элемент смарт-процесса “Рекламация” со своим сценарием. *нет описания этого смарт-процесса в текущем документе.

4. “Проблемы с документами”
 На этой стадии будет назначено задание на руководителя отдела снабжения.

• если проблема решена, то
  • прикладывает исправленные документы
  • указывает комментарий к проверке
  • стадия изменится на “Контроль документации”

5. “Рекламация”
 Будет запущен отдельный процесс по рекламации и элемент поставки будет ожидать завершения связанного процесса. Далее перейдет на контроль документации и к завершению. *отдельный процесс

6. “Контроль документации”
 На этой стадии будет назначено задание на бухгалтера для проверки документации и закрывающих документов.

• если проверка пройдена успешно, то
  • стадия изменится на “Завершена”
  • будет отправлен комментарий и уведомление всем участникам процесса от чат-бота

Завершение процесса закупки
После каждой поставки приходит отдельное уведомление назначенному специалисту отдела снабжения за эту заявку о необходимости проверить на предмет полноценного завершения, так как счетов и поставок может быть несколько, в том числе и созданных вручную. После подтверждения успешно закрывает заявку.

Особенности

• Используется несколько смарт-процессов для организации пространства
• Используется отдельная учетная запись для отправки уведомлений

Опционально

1. Дополнительные уведомления по желанию в рамках индивидуального сценария:
   • в общий чат группы/отдела для оперативной реакции на события и сроки
   • персональные уведомления по событиям в чат или на почту участникам процесса
2. Оформить отчет на BI в Битрикс24
3. Добавить виды заявок с похожими сценариями и разными участниками:
   • оплата налогов
   • оплата по реестру
   • оплата коммунальных платежей

---

Результат внедрения автоматизации работы с закупками, счетами и поставками Битрикс24

• полный контроль над заявкой от оформления, оплаты счетов до получения закрывающих документов по поставке товара или услуги
• отслеживание и гибкое обновление сроков оплаты счетов и поставок
• все действия и события сохраняются в истории и ленте в связанных элементах (заявка, счета, поставки)
• все роли участников выделены в отдельный список для быстрой замены
• чат-бот для оперативных уведомлений исполнителям и участникам процесса
• документы по заявке находятся на диске с привязкой компании
• понятные записи событий в истории элемента заявки

Из компании клиента или поставщика можно наблюдать все связанные счета, заявки на закупку, поставки. А также есть возможность создать заявку прямо со вкладки карточки компании.

Масштабируемость:
Процесс готов к добавлению новых статей бюджета, видов закупок, складов и к распределению связанных участников процесса по ролям.