Основы управленческого учета в ключевых понятиях и отчетах

Случалось, что вроде как заключаешь выгодные контракты, но в момент выдачи зарплат денег нет? Мне хорошо знакома и обратная ситуация. На расчетном счету много денег, но через пару лет выясняется, что бизнес работал в убыток, выезжая за счет авансов и рассрочек.

Даже если ваш бизнес еще не столкнулся с этой ситуацией, управленческий учет все равно необходим. Он поможет увеличить прибыльность бизнеса, резко сократить риски и найти более верное направление для роста. Я убежден, что он нужен любому предпринимателю (даже ИП-одиночке), но степень востребованности разная. Как и сложность ведения управленческого учета.

Без управленческого учета точно нельзя:

• в проектном бизнесе;
• когда одну сложную услугу оказывают разные подразделения;
• когда в компании работает хотя бы 15 человек;
• когда в бизнесе есть соучредители;
• если руководители направлений мотивированы процентом от прибыли;
• если у вас сложные профессиональные услуги, и вы продаете время сотрудников, а не товары.

Постарался уместить все самое важное, что нужно знать про управленческий учет. Это не мотивационная статья и не кейс, как мы помогли кому-то зарабатывать на 146% больше, поэтому настройтесь на 10-15 минут вдумчивого чтения. Я дам основу метода, раскрою основные понятия и покажу ключевые управленческие отчеты, которые помогают управлять бизнесом на основе цифр, а не интуиции.

Что такое управленческий учет?

Разновидность финансового учета, на основе которой руководитель принимает решения относительно конкретных сотрудников, клиентов, сделок и развития компании в целом.

В отличие от налогового и бухгалтерского учета, это нерегламентированный с правовой точки зрения учет, который нужен именно для повседневной работы, а не для отправки инвесторам или в налоговую.

Отсутствие регламентов не означает отсутствия правил. Чтобы о них рассказать, нужно строго определиться с понятиями и словами, которые вы каждый день используете в своей речи. Двусмысленность множит ошибки, поэтому начнем с базы.

Документы управленческого учета

1. Договор — фиксирует обязательства сторон и является основным юридическим документом в хозяйственной деятельности между предприятиями.
2. Счет — в российском законодательстве не является юридическим документом. Не стоит вести отчетность по базе выставленных счетов. Во-первых, к одному договору их может быть несколько. Во-вторых, время от времени счета оплачивают частично. Вы можете запутаться.
3. Товарная накладная — фиксирует факт принятия/отгрузки товара.
4. Акт выполненных работ — фиксирует факт приема/передачи товаров и услуг.
5. Универсальный передаточный документ — фиксирует факт приема/передачи товаров и услуг в одном документе. Есть другие отраслевые документы, но смысл такой же.
6. Платежное поручение (исходящее, входящее) — документ, подтверждающий факт поступления, списания или перевода денег на расчетных счетах в банке.
7. Кассовый ордер (исходящий, входящий) — факт выдачи или поступления денег в кассу (из кассы) предприятия.

Сущности взаимоотношений с клиентами

1. Компания — юридическое лицо или ИП.
2. Контакт — сотрудник (физическое лицо), связанный с компанией.
3. Сделка (заказ) — может быть тождественна договору, когда услуга выполняется разово. Например, вы создаете сайт: это 1 сделка и 1 договор. Поддержка сайта на 12 месяцев — это 1 договор и 12 сделок. Так удобно вести учет в системе, потому что к сделке прикрепляются договор и счета. Учет должен строиться на сделках. Оценивать надо раз в месяц.
4. Проект — та же самая сделка, но с более длинным циклом. Например, внедрение системы автоматизации на предприятии. Подобные сделки лучше анализировать как проекты.
5. Задачи — описывают работу сотрудников в рамках сделки, договора, проекта. Многие управленческие программы не учитывают трудовые ресурсы и не позволяют оценивать трудозатраты. Здорово, когда управленческий учет привязан к CRM и есть возможность оценивать и этот показатель.

Движение денег

1. Поступление денег — это когда вам на счет, в кассу или на карту сбера прилетают деньги от другого физ или юрлица. Не путайте с доходом. Пока вы не выполнили услугу и не отгрузили товар, дохода нет. Есть лишь аванс. Еще один пример: вы расторгли договор, и другая сторона возвращает средства на ваш расчетный счет. Это поступление денег, но не доход.
2. Списание денег — деньги ушли с вашего расчетного счета, переданы наличкой или выданы из кассы. Аналогично, не нужно путать с расходами. Аренду офиса мы оплачиваем авансом. В октябре за ноябрь. 100 000 ушли в октябре (списание), но в расход эта сумма попадет только в ноябре. Еще пример. Вы выплатили сотруднику больничные за 10 дней. Это списание. Но 7 дней компенсирует государство, поэтому расход относится только к первым трем дням.
3. Перевод денег — это когда вы переводите деньги себе же на другой счет, но в рамках одного юрлица. Обычно это переводы с кассы на счет и наоборот.
4. Статья «движение денег» — это справочник (каталог), распределяющий все поступления, списания и переводы. Вам переводят деньги по договору, вы оплачиваете зарплату, кредиты, амортизацию оборудования, лицензии, налоги… Должен быть выполнен в форме справочника, когда каждая транзакция соответствует одной категории.

Доходы и расходы

1. Доход — синоним слов выручка, продажи.
2. Расход — синоним слов покупки, затраты.
3. Статья доходов
   Каталог доходов. Почти всегда классифицируют на основные и дополнительные. Разбивайте по направлениям, по продуктам или по типу продаж (опт, розница; собственная розница, дилеры и т.д.) Помним, что поступление денег не есть доход.
4. Статья расходов
   Справочник, распределяющий все расходы по разным категориям: хознужды, поставщики, зарплаты и т.д. Есть нюансы, которые отличаются от раздела «списаний» в справочнике «движение денег». Например, налоги. Скорее всего, вы платите их ежеквартально. Но в расходной части они должны учитываться в контексте сделки с помесячно агрегирующим результатомПример оформления справочника “Доходы и расходы”
5. Финансовый результат (прибыль) — разница между доходом и расходом. Имеет два состояния: положительное и отрицательное. Прибыль и убыток.Есть два подхода к определению финансового результата: кассовый и правовой (иначе: метод по начислению и метод по реализации). Кассовый — считает финансовый результат по факту поступления денег за товар или услугу. Так работают многие сервисы управленческого учета, но это неправильно, потому что деньги не есть доход.Это может работать только в том случае, если факт платежа совпадает по времени с фактом оказания услуги (например, в торговле), но даже там существуют авансы и отложенные отгрузки, что приводит к искажению учета.Правовой метод учитывает финансовый результат на основе документов о доходах и расходах (акт, накладная и т.д.) Это более верный подход. Выполнил заказ, получил акт — зафиксировал доход. Нет — только поступление. Это важно в разговоре об отчетах. Ни в коем случае не объединяйте эти два метода в одном отчете.
6. Рентабельность — также индикатор прибыльности, но в процентах. Есть рентабельность к капиталу, к продажам, остаткам и другим показателям. Для оперативного управленческого учета я рекомендую считать рентабельность от продаж как ключевой показатель.

Формула такая: Финансовый результат/Объем доходов х 100.

Другие показатели рентабельности есть в регламентированной отчетности и финанализе бухгалтерских сервисов, вроде “Контура”.

Основные отчеты управленческого учета

Можно немного перевести дух. С ключевыми понятиями разобрались, перейдем к тому, ради чего мы их вводили. Отчеты помогают руководителю принимать решения на основе цифр. Это обязательный инструмент, без которого адекватный учет невозможен. Поехали.

1. Финансовый результат (отчет по прибылям и убыткам, P&L)’]

Составляется на основании сущностей «доходы и расходы». Чтобы не допустить «котлового» метода, доходы и расходы нужно привязать к статьям. Общие доходы — миллион. Расходы — 900 000. В таком виде пользы для руководителя немного. Когда разбиваешь, можешь управлять.

В то же время создавать 200 статей доходов и расходов тоже нет особого смысла, так как пользоваться таким отчетом хотя бы раз в неделю будет довольно сложно. Если тип дохода или расхода не превышает более 1% от общей суммы, выводить его в статью вряд ли уместно.

Что еще важно видеть в этом отчете

1. Валовая прибыль — прибыль бизнеса без учета налогов, выплат по амортизации и кредитам.
2. Чистая прибыль — прибыль с учетом этих расходов.
3. Валовая рентабельность — рентабельность от валовой прибыли.
4. Чистая рентабельность — рентабельность от чистой прибыли.

Все эти показатели в разрезе подразделений, чтобы видеть эффективность конкретных команд и направлений.

2. Движение денег (cash flow)

Отчет показывает движение средств. Нужен чтобы понять, есть ли в компании свободные деньги, увидеть дебиторку и не допустить кассовый разрыв и аномальное увеличение списаний по статьям.

Выплаты по кредитам и инвестиции нужно выделить в отдельный блок, разделяя операционную деятельность от финансово-инвестиционной.

Раздел операционной деятельности отчета показывает финансовый результат, как если бы мы считали его кассовым методом. Многие, к сожалению, и считают его финансовым результатом.
В действительности, отчет показывает, есть ли у вас деньги на текущие выплаты, есть ли возможность инвестировать, динамику дебиторки.

4 ключевых раздела

1. Операционная деятельность (поступления и списания в рамках оказания услуг или продажи продуктов).
2. Инвестиционная деятельность (приобретение основных средств, разработка собственных решений, крупный ремонт).
3. Финансовая деятельность (получение кредитов, возврат кредитов, расходы на обслуживание кредитов, выплаты дивидендов).
4. Перемещение денег (между разными счетами в рамках одного юрлица).

3. Прибыльность сделок (проектов)

Показывает финансовый результат по сделке или проекту, а не котловым методом по компании. Помогает выявить самые неэффективные сделки и проекты, принять управленческие решения и поднять прибыльность бизнеса.

Структура отчета достаточно простая:

• доходы (привязанные к сделке);
• расходы (привязанные к сделке);
• прибыль (привязанная к сделке);
• рентабельность (привязанная к сделке).

Если доходы привязать легко, то с расходами есть сложность, так как обычно учитываются лишь материальные затраты, но не трудовые: выполненные задачи, телефонные разговоры с клиентом, встречи, переписка. У многих бизнесов это отнимает колоссальное время и сделка, даже при небольших матзатратах, может уйти в минус.

4. Прибыльность клиентов

Структура и смысл идентичны, только по клиенту, а не по сделке. Смотришь данные за отчетный период и за весь период сотрудничества (LTV). Чем важен отчет? Во-первых, он помогает пересмотреть то, кого из клиентов считать “випами”. Большинство руководителей руководствуется суммой в договоре.

Этот отчет помогает увидеть реальное положение дел: финансовый результат за отчетный период, наличие/отсутствие дебиторки, трудовые затраты и то, насколько выгодно взаимодействие в контексте всей истории взаимоотношений.

5. Прибыльность продавцов

Отчет показывает прибыльность каждого продавца с учетом его продаж, расходов компании на производство и его зарплату.

Часто продавец совершает много крупных сделок, но генерирует маленькую прибыль или вовсе убыток. Это бывает, когда желание продать заставляет делать дисконты, расширять обязательства по договорам, неадекватно оценивать трудозатраты. В компании такие люди часто бывают звездами и бизнес за них держится.

Отчет демонстрирует реальное положение дел и позволяет вовремя скорректировать сотрудника или даже попрощаться с ним, если вы понимаете, что его амбиции дорого обходятся предприятию.

6. Прибыльность сотрудников, занятых в производстве

Отчет показывает маржу (прибыльность) каждого производственного сотрудника (производство услуг и проектов) с учетом его трудозатрат, расходов компании на продажи и его зарплату.

Вряд ли подходит для завода, но полезен в парикмахерской, клинике, дизайн-студии или в агентстве, которое занимается разработкой софта — областях, где основной ресурс — продажа времени сотрудника.

Хороший тон при составлении отчетов

1. Отчеты должны быть легкодоступны

   Я писал о проблеме «котлового метода», но слишком подробные отчеты — тоже зло, так как руководитель быстро тонет в цифрах, теряет концентрацию и не всегда способен выделить существенное. Нужно найти золотую середину.

2. Динамика

   Должен быть столбец, отображающий динамику в абсолютных или относительных числах. По отношению к месяцу, кварталу, году. Без этого руководитель вынужден распечатывать отчеты за другой период, сопоставлять цифры, затрачивая массу лишнего времени.

3. Система сквозной доступности (только для автоматизированных систем)

   Это когда, кликнув на интересующую вас цифру (например, доход по подразделению), вы можете переключиться на связанные с ней сущности (проекты, расходы, трудозатраты и т.д.). Во-первых, можно перепроверить и обнаружить ошибки и несоответствия.

   Во-вторых, позволяет углубиться в цифру и увидеть проблемные звенья.

   Отчет должен генерироваться в любой момент времени, а не исключительно в момент закрытия месяца, как это убого делают некоторые версии 1С.

4. В справочниках (статьях) должны быть категории «документы не привязаны» и «документы не определены»

   Случается, что ты не можешь понять, почему суммы не сходятся, а потом оказывается, что ответственный просто не подвязал документы к сущностям (не смог определить, к какой именно относится). Чтобы не тратить время на выявление этого несоответствия, лучше сразу предусмотреть эти категории.

5. Хорошо, если отчет ведется в специальном приложении или программе и привязан к CRM.

   Это исключает ошибки ручного заполнения, позволяет проанализировать больший объем данных и быстрее углубиться в интересующую цифру, чем в ситуации с экселевскими таблицами и распечатками.

Постарался раскрыть основные принципы и рассказать про то, на что нужно смотреть. Вопрос, как построить эти отчеты практически, какой софт использовать и кто должен этим заниматься на предприятии, я не трогал, иначе и без того длинный текст выйдет безразмерным.

Обязательно расскажу об этом в новых публикациях. Поскольку текст обзорный, все понятия и отчеты даны в сжатом виде. Если что-то нужно раскрыть более полно или осталась неясность, задайте вопрос, я отвечу.

Впервые опубликовано на vc.ru