Как настроить отчет, чтобы знать сколько менеджер тратит на отправку КП

Ситуация

Клиент — компания по работе с системами безопасности и охраны.
Базовая задача — видеть время, потраченное менеджером на отправку коммерческого предложения клиенту.

Время создания и отправки коммерческого предложения ㄧ важный фактор в работе, который может решить, будет ли продана услуга, поэтому руководство компании хотело видеть отчет, в котором бы отображалось время потраченное на отправку КП.

Мы поставили перед собой задачу создать отчет с использованием в основном роботов и, возможно, бизнес-процессов, без сложных технических доработок.

Процесс

Чтобы посчитать время отправки коммерческого предложения, нам нужно знать: дату и время создания лида, дату и время завершения задачи по отправке КП (в сделке) и разницу между этими значениями. В стандартных полях CRM нет поля, которое фиксировало бы время создания лида. Поэтому мы создали свое поле с типом Дата/Время и добавили для новых лидов робота, который сразу фиксировал дату и время создания.

роботы

Дату и время отправки коммерческого предложения из сделки мы также фиксируем с помощью робота, который срабатывает при завершении задачи «Выставить клиенту КП».

дата и время

Чтобы посчитать разницу между полями мы создали бизнес-процесс, который будет запускаться при каждом изменении сделки и проверять, заполнены ли нужные поля.

Если заполнено только поле «Дата и время создания лида» или «Дата и время отправки КП» (для старых лидов), то система отображает значение «не определено».
Когда оба поля с датой и временем заполнены, то система считает разницу в днях, часах и минутах по формуле: =datediff({Дата и время создания лида}, {Дата и время отправки КП},'%m month, %d days, %h hours, %i minutes'). Полученное значение заполняется в поле «Время отправки КП»

В отчетах по сделкам мы создали новый отчет, в котором отобразили основную информацию по сделкам, в том числе и поля: Дата и время создания лида (Лид создан), Дата и время создания отправки КП (КП отправлено), Время отправки КП (КП отправлено).

Для создания этого отчета мы добавили на портале новые поля, создали несколько роботов и один короткий бизнес-процесс. И всё это без технических доработок.

В результате, когда на портале будет создаваться новый лид, система будет записывать дату и время создания. Потом менеджер обработает входящий запрос и конвертирует лид в сделку. На нужном этапе работы со сделкой у менеджера создается задача «Отправить КП», после завершения которой система запишет дату и время отправки КП.

В отчете обе даты со временем отразится, а бизнес-процесс посчитает время, потраченное менеджер от создания лида до закрытия сделки. Руководитель отдела продаж может с помощью отчета контролировать и проверять скорость обработки входящих обращений.

Галина Ткаченко

Специалист по настройке Битрикс24