Как мы сделали автоматическую генерацию ежедневных отчётов сотрудников в Битрикс24
Проблема
Когда в компании работает 5-7 человек, всегда можно подойти к Васе и спросить, что он делает и когда освободится. Если сотрудников 10, 15, 20 и больше, становится неудобно. Модуль задач Битрикс24 решает эту проблему. Сотрудники ставят друг другу задачи, учитывают время выполнения, используют иерархию задач, чтобы разбивать сложные задачи на более мелкие.Руководители используют инструменты для контроля задач по отделам и конкретным сотрудникам. Модуль интегрирован с модулем рабочего времени. Когда человек отправляет отчёт за день, он выбирает задачи, которые выполнял в течение дня.
В модуле можно строить отчеты по задачам и составлять какую-то аналитику по проделанной работе. В общем у модуля задач Битрикс24 обширный функционал, который закрывает практически все потребности, но всё не идеально. Чтобы получить отчёт по задачам, которые сотрудник выполнял за определенный день, с учётом времени выполнения и прогрессом выполнения, нужно потратить немало усилий.
Неудобно и сотруднику и руководителю. Все по-разному излагают свои мысли, всегда возможна ситуация, что руководитель и сотрудник друг друга не поймут. В стандартном модуле отчётов Битрикс24 нельзя нажать на кнопку и перейти к конкретной задаче. Часть задач обязательно теряется просто потому, что в конце дня человек устал и сложно всё припомнить и указать время по каждой задаче.
Процесс
Для начала мы определились, что конкретно будем реализовывать.Отчёт должен формироваться на основе задач, которые сотрудник делал в течение рабочего дня.
В отчёте должно быть видно сколько времени было выделено на задачу и сколько сотрудник уже потратил времени за отчётный период и за всё время.
Должно быть видно иерархию задач, чтобы подзадачи визуально отображались внутри основной задачи, а чек-лист задач отображался вложенным уровнем задачи.
Задачи и чек-листы должны визуально выделяляться в зависимости от их статуса.
Задачи, у которых прошёл крайний срок или на выполнение, которых затрачено больше времени, чем планировалось должны визуально выделяться среди прочих.
Отчёт должен генерироваться не только за текущий день, но и за любой произвольный из прошедших.
У Битрикс24 удобный интерфейс просмотра ежедневных отчетов сотрудников, который учитывает структуру компании. Руководитель отдела может просматривать отчеты сотрудников своего отдела и всех вложенных подотделов, если сотрудник не руководитель, то он видит только свои отчеты. В отчетах Битрикс24 предусмотрена возможность комментирования для уточнения вопросов при подтверждении.
Итак, в стандартный функционал ежедневных отчётов мы добавили кнопку для автоматической генерации текста отчёта, по определенной структуре.Задачи, которые завершены выделяются знаком «+» перед именем задачи.
Задачи, которые ещё не завершены выделяются знаком «-».
Задачи которые просто были завершены без учета времени в выбранном периоде отмечаются знаком «x» перед названием.
Задачи, у которых прошёл крайний срок выделяются красным цветом.