Опубликовано: 10 февраля 2019

Как мы сделали автоматическую генерацию ежедневных отчётов сотрудников в Битрикс24

Проблема

Когда в компании работает 5-7 человек, всегда можно подойти к Васе и спросить, что он делает и когда освободится. Если сотрудников 10, 15, 20 и больше, становится неудобно. Модуль задач Битрикс24 решает эту проблему. Сотрудники ставят друг другу задачи, учитывают время выполнения, используют иерархию задач, чтобы разбивать сложные задачи на более мелкие.

Руководители используют инструменты для контроля задач по отделам и конкретным сотрудникам. Модуль интегрирован с модулем рабочего времени. Когда человек отправляет отчёт за день, он выбирает задачи, которые выполнял в течение дня.

В модуле можно строить отчеты по задачам и составлять какую-то аналитику по проделанной работе. В общем у модуля задач Битрикс24 обширный функционал, который закрывает практически все потребности, но всё не идеально. Чтобы получить отчёт по задачам, которые сотрудник выполнял за определенный день, с учётом времени выполнения и прогрессом выполнения, нужно потратить немало усилий.

Неудобно и сотруднику и руководителю. Все по-разному излагают свои мысли, всегда возможна ситуация, что руководитель и сотрудник друг друга не поймут. В стандартном модуле отчётов Битрикс24 нельзя нажать на кнопку и перейти к конкретной задаче. Часть задач обязательно теряется просто потому, что в конце дня человек устал и сложно всё припомнить и указать время по каждой задаче.

Процесс

Для начала мы определились, что конкретно будем реализовывать.

В качестве основы взяли стандартный функционал ежедневных отчётов Битрикс24. Во-первых, потому что интерфейс привычный для пользователя. Во-вторых, у сотрудника останется возможность после генерации отчёта добавлять к нему комментарии и объяснения. В третьих, в стандартном функционале ежедневных отчётов можно добавлять или изменять отчёты за прошлое время и работает функционал подтверждения отчётов.

У Битрикс24 удобный интерфейс просмотра ежедневных отчетов сотрудников, который учитывает структуру компании. Руководитель отдела может просматривать отчеты сотрудников своего отдела и всех вложенных подотделов, если сотрудник не руководитель, то он видит только свои отчеты. В отчетах Битрикс24 предусмотрена возможность комментирования для уточнения вопросов при подтверждении.

Итак, в стандартный функционал ежедневных отчётов мы добавили кнопку для автоматической генерации текста отчёта, по определенной структуре. Для этого на стороне JavaScript повесили обработчик появления окна отчёта и при его появлении добавили нашу кнопку. При нажатии на кнопку сделали отправку запроса на заранее созданный скрипт, который возвращал html, который нужно вставить в визуальный редактор. Если в течение выбранного периода сотрудник не взаимодействовал с задачами, появляется уведомление о том, что он ничего не делал с задачами. В скрипте, который возвращает html отчёта выбрали все задачи, с которыми взаимодействовал сотрудник за выбранный период. За взаимодействие решили считать изменение статуса задачи, изменение пункта чек-листа или изменение затраченного времени.

Добавили отступ для названий задач перед подзадачами и пунктами чек-листа, чтобы они визуально выглядели вложенными в основную задачу. У основной задачи вывели в заголовке название проекта. Названия задач сделали ссылками, чтобы можно было сразу из окна отчёта перейти к задаче. В начале отчёта вывели расшифровку частей строк, а в конце вывели суммарное время, которое потрачено на задачи за выбранный период и расшифровку статусов и цветов.

Итог

Небольшая доработка упростила жизнь всем, кто работает с Битрикс24. В модифицированной версии модуля сотрудник тратит на создание детального отчёта 5 секунд. В обновлённом модуле в отчёт попадают все задачи, которыми сотрудник занимался в течение дня. Видно затраченное и запланированное время. Любую задачу можно открыть и посмотреть детали. Для сравнения, отчёты одного и того же сотрудника в стандартном модуле и в новом.