Как повысить исполнительскую дисциплину с помощью Битрикс24 и модуля “Обязательное реагирование”

Основная проблема

Если вы работаете в Битрикс24, то большая часть вашей работы проходит через раздел уведомлений: от постановки рабочих задач до общения сотрудников в чатах.

Когда порталом пользуются хотя бы 20 человек, счетчик уведомлений превращается в источник серьезных проблем:

1. 1. В один раздел приходят все уведомления по задачам и событиям, в которых вы как-то задействованы. Даже если вы только наблюдатель в задаче, вы будете получать оповещение о каждом новом комментарии к ней.
   2. Если вы руководитель отдела, за день вам может прийти до 100 уведомлений. Понятное дело, все сразу вы не разберете — оно и не нужно. Но на поиск важных оповещений все равно уйдет до нескольких часов.
   3. Счетчик непрочитанных уведомлений сбросится сразу же, как только вы нажмете на иконку. Допустим, вы отвлеклись и перешли в другой раздел. Какова вероятность, что вы вернетесь к неразобранным уведомлениям?

Бесконечный поток уведомлений стал быстро мешать работе нашей компании: счетчики сбрасывались каждый день, важные комментарии регулярно оставались без ответа. Вскоре кроме качества выполняемых задач начала страдать и общая атмосфера в коллективе.

Стандартная ситуация: вам поставили задачу, вы ознакомились с ней и поняли, что для её выполнения вам не хватает важных материалов. Вы пишете постановщику задачи, ждете — реакции нет.

Хорошо, если задача несрочная и постановщик ответит вам позже. А что если вопрос требует решения прямо сейчас? Тогда начнутся поиски виноватого: 

— Я же оставил комментарий…
— Ты что, не мог подойти? 

Согласитесь, здоровой атмосфере такие придирки не способствуют, не говоря уже о качественном выполнении задач. 

Решение

Когда проблема стала очевидна, мы решили разделить информационный шум и важные комментарии. Было 2 варианта:

1. 1. 1. 1. Создавать задачу к каждому комментарию, чтобы сотрудник точно ничего не пропустил.
      2. 2. Улучшить функционал уведомлений: важные комментарии должны висеть, пока на них не ответят.

Первый вариант мы отбросили сразу: менять море уведомлений на море задач показалось нам сомнительной затеей.

Вместо этого мы вывели все важные уведомления в отдельный раздел. Так появился модуль «Обязательное реагирование», который можно установить на любой коробочный Битрикс24.

Как работает модуль

После установки в правом сайдбаре появляется иконка — прямо под разделом «Уведомления».

Модуль собирает все оповещения, на которые нужна реакция. Например, у вас возник вопрос по выполнению задачи (неважно, постановщик вы или исполнитель). Откройте задачу и напишите в комментарии имя нужного сотрудника: +Иван Иванов.

Пишем комментарий коллеге

Ваш комментарий сразу появится у коллеги в модуле реагирования. Он может открыть задачу прямо из модуля и ответить.

​Коллега отвечает на комментарий

Структура модуля

Оповещения в новом модуле делятся на 2 группы: «Нужно среагировать» и «Ожидаю реакции». 

Во вкладке «Нужно среагировать» отображаются уведомления о комментариях, которые вам оставили другие пользователи:

1. 1. • задача, которая ждет контроля;
      • комментарий, на который вы не ответили.

Во вкладке «Ожидаю реакции» отображаются уведомления о комментариях, которые вы оставили коллеге. Например:

1. 1. • комментарий к задаче, где вы исполнитель;
      • завершенные задачи, которые находятся на проверке и в которых вы в роли ответственного.

Дополнительно уведомления можно фильтровать по категориям: «все», «бизнес-процессы», «комментарии», «отчеты», «задачи».

Для быстрого поиска нужных уведомлений в модуль встроен стандартный фильтр поиска Битрикс24.

Категории и фильтр поиска

Возможности сквозного контроля для руководителей

Для руководителей отделов в модуле есть отдельная вкладка «Управление». Здесь собираются уведомления по каждому подчиненному. 

Модуль можно настроить так, чтобы рабочий день не завершался, пока вы не разберёте все уведомления.

Видео о работе модуля

Результаты внедрения модуля

После установки модуля сотрудникам нашей компании стало гораздо проще взаимодействовать, что положительно повлияло на качество работ:

1. 1. • Уведомления не теряются;
      • Задачи и проекты выполняются в срок;
      • Счётчик модуля меняется ровно на количество отвеченных уведомлений;
      • Сотрудники работают только с теми уведомлениями, где нужна именно их реакция;
      • Руководители отделов не тонут в информационном шуме и могут посмотреть работы отдельного сотрудника;
      • Взаимодействие между отделами стало простым и понятным.

Хотите так же?

Установите модуль “Обязательное реагирование” на ваш коробочный Битрикс24.