Манвел Манвелян
ул. Алма-Атинская, д. 99
350058
Краснодар, Российская Федерация
+7 (861) 204-01-67
Как бороться с бездельниками
Начните ставить задачи подчинённым
Я знаю много предприятий, где планов нет даже в отделе продаж – не говоря уже о других подразделениях. В таких компаниях для бездельников раздолье. Возможно, с самого начала у вас не получится точно ставить задачи, но это не беда: в процессе работы те или иные нюансы можно корректировать.Главное — сформулировать задачу
Для отдела продаж это может быть «обеспечение определённого объема сбыта», для бухгалтерии – «сдача отчётности в срок, отсутствие штрафов и предоставление финансового отчёта второго числа каждого месяца». Многие считают, что задачи можно ставить не всем специалистам – мол, сотрудникам творческих профессий такая регламентация только вредит. Я руковожу рекламным агентством уже шесть лет, и постоянно работаю с копирайтерами, журналистами, дизайнерами, программистами, артистами. Так вот, я пришёл к выводу, что всё это полная ерунда. Творчества в их деятельности максимум 20–25%, а остальное – рутинная работа, которая поддаётся эффективной организации.
Формулируйте задачи так, чтобы упростить контроль их выполнения
При постановке задач я следую 5 правилам.Если я ставлю задачу устно, то прошу сотрудника рассказать мне, как он её понял. Этот простой приём помогает выявить и сразу устранить неверное понимание того, что нужно сделать.
Даже если задача устная, я всегда делаю соответствующую отметку в системе на корпоративном портале. Я в любой момент могу открыть список задач, оставить свои замечания, уточнить формулировку и пр. К тому же, если отмечено, что задачу поставил я, система автоматически уведомляет меня, что срок выполнения поручения скоро истекает.
Если задача сложная, я ставлю её письменно – в той же системе. Поручение расписываю подробно, перечисляя, что и как нужно сделать. Если сотрудник опытный, ограничиваюсь только описанием задачи, а метод выполнения оставляю на его усмотрение. Если нет, составляю пошаговую инструкцию.
Я всегда устанавливаю промежуточные сроки контроля. Бывает, при оценке ресурсов допускаются просчёты – тогда сотрудник, даже вкалывая 24 часа в сутки, может не уложиться в установленные сроки. Кроме того, многие молодые специалисты, привыкшие в вузах готовиться к экзамену в последнюю ночь, таким же образом подходят и к решению рабочих задач. Промежуточный контроль помогает исправить ошибки и сделать работу в срок.
Для каждой задачи на корпоративном портале я назначаю приоритет. При этом, если в одно и то же время появляется сразу несколько задач, с высоким приоритетом, мы рядом с соответствующей отметкой проставляем цифры – 1, 2 и т. д.
Требуйте от сотрудников ежедневных отчётов, чтобы понять, как они расходуют рабочее время
Я считаю, что лучший помощник в планировании и управлении – это ежедневный отчет. Он выявляет непродуктивные расходы рабочего времени.У нас был интересный случай с дизайнером. Через месяц после того, как он начал составлять ежедневные отчёты, мы увидели, что больше половины его времени уходит на мелкие правки, которые не приносят компании ни копейки. А стоил час работы дизайнера немало.
Не забывайте контролировать выполнение поставленных задач, чтобы отчёты не превратились в формальность
Никогда не идите навстречу сотрудникам, которые говорят: «Зачем эта бюрократия? – я лучше поработаю» и тому подобное. В нашей компании таких возражений не было. Я организовал публичное обсуждение вопроса, выслушал каждого и каждому аргументированно ответил, подчеркнув: времени на составление отчётов требуется немного, зато они помогают лучше организовать работу и обходиться без стрессов. Руководителям отделов я заранее рассказал, что после введения отчетов работа отделов улучшится и появятся возможности для материального и карьерного роста. Первые несколько недель я каждый день напоминал сотрудникам об обязанности оформлять отчёты – даже включал эту задачу в список поручений на корпоративном портале и отмечал её выполнение. По опыту знаю: пока руководитель не контролирует составление отчётов, даже самые лояльные и компетентные работники готовят их небрежно. Теперь на основе этих документов легко рассчитать эффективность каждого сотрудника.
Статьи по теме
42% наёмных работников в России хотели бы перейти на гибкий график, но только 11% компаний сегодня работают по гибкой системе.
Задача руководителя – грамотно отстраиваться от конкурентов и формировать положительное мнение о себе как об эксперте и о компании как о лидере отрасли. Это поможет избежать ценовой конкуренции.